2013年12月1日日曜日

●プレゼンテーションのコツ(2)

●プレゼンテーションのコツ(2)

●「わかりやすさ」=「正しい論理」という大きな勘違い

プレゼンでもメールや文章でも、ありとあらゆるコミュニケーションで一番大事なのは「伝える」ということです。

「自分の提案・考え・報告内容」を、相手が分かるように「伝える」ということです。

つまり、相手が分かるように「分かりやすく」伝える必要があるわけです。

ところで「分かりやすさ」とは何でしょう?

よくある勘違いは「正しい事実を正しく論理的に積み重ねていけば、その話の内容が容易に相手に伝わるはずだ」というものです。

特に理系の人は、長年、研究報告をしてきた積み重ねもあり、「正しい事実+正しい論理=分かりやすい話の展開」という方程式を信じている人も多いかもしれません。

しかし、この方程式は正しいけれど間違っているのです。

必ずしも「あなたの話に興味があるわけではない人たち」「あなたの話を初めて聞くような人たち」に「限られた時間」の中で、あなたの提案や報告内容を分かりやすく伝えようとする場合には、残念ながら「正しい事実+正しい論理=分かりやすい話の展開」とはなりません。

むしろ、それは「分かりにくくて難しい話という印象」を与えてしまうことすらあるのです。

考えてみれば、それは当然です。

相手は論理学に精通した天才学者でもなければ、ミステリー小説の名探偵というわけではありません。

あなたが話す内容については、むしろ、あなたより苦手な人であることも多いはずです。

ということは、「論理的に事実を積み重ねれば分かるだろう」という考えはあまりに楽観的な勘違いだ、ということになります。

では、いったい何が必要なのでしょうか?



2013年11月30日土曜日

プレゼンテーションのコツ(1)

●プレゼンテーションのコツ(1)


第1章 「よいプレゼン」ってなんだろう?


■(1)あなたは「誰に」「何を」伝えたいのだろう?

質問1・・・あなたがプレゼンテーションをする相手は「どんな人」ですか?

質問2・・・あなたが「伝えたいこと」はなんですか?


この2つに答えられるようにする。


私たちの目的である「よいプレゼン」とは、「あなたの提案」を「誰か」に伝え、その内容について「理解」や「同意」をしてもらい、さらに相手に「あなたの提案に沿った行動をしてもらう」ことです。

あなた自身が自分の話すべき内容を分かっていなかったとしたら、「相手になにかうまく説明し、理解してもらうこと」はできるわけがありません。

ましてや、相手に「同意や納得をしてもらい、自分の提案に沿って行動してもらう」なんてできるはずがないのです。

そして、そのプレゼンを「よいプレゼン」ということはできません。


「あなたは、誰になにを伝えたいのでしょうか?」

これをじっくり考えることが、「よいプレゼン」をするための第一歩です。

「誰に」「何を」を曖昧ではなく、はっきりと形づくることが「よいプレゼン」のために何より必要なことです。




■伝える相手にとっての「あなたの話のメリット」はなんだろう?

あなたが今考えていること、あなたが今作っている資料は「あなたが話したい内容」であることは確かだと思います。

しかし、それは果たして、「相手が聞きたい内容」になっているでしょうか?

あなたは、相手の立場に立って、相手の視点から眺めながらプレゼンの内容を考え、作っているでしょうか?

よいプレゼンとは、相手をあなたの提案に沿って動かせるプレゼンです。

相手があなたの提案に沿って動くのは、そうすれば「自分にとってメリットがある」と感じるからです。

逆に言えば、もしも、相手があなたのプレゼンにメリットを感じなかったとしたら、あなたのプレゼンに沿った行動をしてくれるわけがありません。

「あなたのプレゼンの内容」を「あなたの視点から理解しただけ」では、本当のところ、あなたは「あなたがすべきプレゼン」をまだ理解しているとは言えません。




●相手のメリットを「ひと言」で表せるようにする。

あなたは提案を「誰に」伝えたいのか、どんな「相手」に話をしようとしているのかを、もうすでにじっくり考えてみたはずです。

それでは、その相手にとって「あなたのプレゼン」のメリットはなんでしょうか。

相手にとってのメリットをあなたは「ひと言」で答えることができるでしょうか?

それが「相手を動かすためにいちばん必要なこと」、言い換えれば「よいプレゼンに必要不可欠な最も重要なこと」です。




★「相手のメリット」をとことん、見つけだすことに注力しましょう。

あなたのプレゼン内容を、自分の側からだけでなく、じっくりと相手の側から眺め直して、感じてみて、そして「内容」の推敲を繰り返してみてください。

「相手の現状」⇒「あなたの提案(プレゼン)」⇒「相手の将来(メリット)」を考えよう。


たとえば・・・・

「相手の現状」(交渉力が弱く、CRFの回収が進まない)⇒「あなたの提案」(交渉力を上げるにはこうする)⇒「相手の将来」(CRFの回収がスムーズに進む)⇒残業が減る。出張が減る。




2013年11月29日金曜日

分かりやすく教える技術・・・(1)

1.周到な準備が、教える効果を倍加する


専門知識や経験を伝えることは、それほど簡単ではありません。


教えようとする気持ちは十分あるのに、それがうまく伝わらない、教えようとしている内容を理解してもらえない、ということはよくあることです。

その原因は、いくつか、考えられるでしょうが、まず、大切なことは、「明確な方針に基づいて十分に準備する」ということです。

それも、一般的な心構えのようなものではなく、次の2W1Gを明確にすることが、上手に教えるための準備段階にとって不可欠です。



(1)Whom?(誰を教えるのか?)

教える相手を把握します。

所属や名前だけでなく、その人のプロフィール、専門分野などを、具体的な人間像を描けると、教える対象がぐっと近づきます。



(2)Why?(なぜ教えるのか?)

教える目的と、教える必要が生じた理由と背景を、しっかりと理解することです。

これが明確になれば、相手に適した内容を構成することができます。



(3)Goal?(目標は何か?)

教えることによって、相手にどのような変化を期待するのか。

また、それがどのように職場で生かされるのかなど、教える目的を明らかにします。

教えること自体が目的なのではなく、「期待される成果」のために教えるという点を忘れてはいけません。



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3.「傾聴力」を高めるコツ・ポイント(2)

【案外気づかない、聞くことのメリット】

(1)     人に好かれる

(2)     情報が集まる

(3)     相手の心がつかめる

(4)     説得点を把握できる

(5)     人の協力が得られる

(6)     相手の能力ややる気を育てることができる

(7)     自分自身の魅力が増す

(8)     集中力が高まる

(9)     話し手をリードできる




●気軽に質問、さり気なく質問

「聞いてもよいのかどうか不安」「どんなときに質問したらよいのかわからない」こんな悩みを持っている人もいます。

確かに質問したいけれど、うるさがられやしないかという不安は誰にでもあります。

そこで、さり気なく、何気なく、大げさに構えないで質問する習慣をつけましょう。




●質問の効果

・ 相手を喜ばせる効果

・ 相手に新たな気づきをもたらす

・ 間違いに気付かせる

・ 自分の考えを深める効果

・ 考えながら聞く習慣がつく

・ 質問したいところを見つけるために、注意深く考えながら話を聞くようになる。

・ 話し手があなたに合わせて話してくれるようになる

・ 質問することで話しては、あなたの理解度に合わせたり、理解度を助ける発言をするようになる。




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相手をあやつる、おすすめスキル「傾聴力」を高めるコツ・ポイント(1)

第1章「聞き上手」がなぜ求められるのか

1 聞き上手と話し上手について

「聞き上手」が相手なら、誰でも上手に話せます。

つまり、「聞き上手」なら、より良いコミュニケーションが取れるというわけです。

逆に聞くことが下手な場合、コミュニケーションは一方的になり、相手は「自分が話し下手だ」と思ってしまいます。

また、人から好かれている人の中にも「聞き上手」が多いことに気づくでしょう。


話し上手と聞き上手とは、実はどちらか一方のことを指すのではありません。

コミュニケーションは「双方向」です。話す一方でも聞く一方でも成り立ちません。

タイミング良く入れ替わり、キャッチボールのように話が行き交うのが望ましいのです。




2.なぜ聞き上手になることが必要なのか/聞き上手な人のメリット


(1)話し手から好かれる

人は皆、自分の話をよく聞いてくれる人を好きになります。



(2)知識、情報が得られる

聞くとは単に受身ではありません。聞くことで知識を増やし、考えの幅を広げることができます。



(3)話し手をリードできる

聞くことで相手の気持ちをつかんで話し手をリードし、話し合いの方向をつかむことができます。



(4)集中力が高まる

聞くことで、脳が活性化し、思考が活発になります。本気で聞くときは、人は、話すときの3倍から10倍のエネルギーを使うそうです。

従って、聞くことは集中力を養うことにつながります。





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2013年11月13日水曜日

【ひと味違う企画書を作成する方法】●見た目以上の内容で勝負する

パソコンで作った、フローチャートや写真を多用した企画書がもてはやされていますが、そんなことでいくら相手の目を引いても、内容がしっかりしていなければお話になりません。

何よりもまず、企画の意図、対象、目的を、切れ味のいい文章にまとめることです。

そのさい、「~と思う」というような主観的な表現は避けて、「~である」を使って文体にメリハリをつけましょう。

なお、文章の区切りのいいところで、流れがわかるように図式、図解したものを挿入すると、よりインパクトのある企画書に変身します。

2011年10月10日月曜日

交渉のコツ(1)

第1章 思考編「基本姿勢と戦略的アプローチ

1.なぜ交渉するのか?

私たちは、日頃の生活や仕事の中で、あらゆる利害関係者と交渉している。

そのとき、お互いの意向や意思が一致すれば、特に問題なく手続や取引を進めることができるが、求める結果や優先順位が食い違うこともよくある。その場合、どちらかが相手を力ずくで強制するか、または、関係を打ち切るなどのことが考えられない限り、交渉に臨むしかない。したがって、交渉とは、2人以上の当事者が、お互いに異なる立場から、合意できるポイントまで動くプロセスである。



●交渉は「NO」と言われてから始まる。


2.創造的交渉:「Warm & Tough」なアプローチ

ビジネスとして交渉する場合、どうしても、相手を敵視してしまいがちである。また、顧客の立場で交渉する場合も、そうなりがちである。
しかし、どんなに対立しても、合意に向けて交渉している以上は、同じ目標に向かう味方であることを忘れてはいけない。
相手の人格が問題なのではなく、対立しているのは取引条件に過ぎない。
ここで覚えておいていただきたいキーワードは「ウォーム・アンド・タフ」。人には「あたたかく」、ビジネスには「タフ」な姿勢を持つことである。


人間的にあたたかいということは、決して、相手に「譲る」ということではない。ウォームとは、相手の話を聞き、相手の立場を理解し、相手に対する好意を表現することである。
また、相手の心配や緊張感を解消し、時には、雑談や世間話で盛り上がり、気持ちを和ませることでもある。
しかし、そのことと、利益や価値の譲渡とは、まったく別の問題であるのだ。



3.価値を創造しよう

まず、交渉する前に確認しておきたいことは、その取引交渉の目的である。ビジネス交渉の目的は、直接または間接的に「自社のために価値を獲得すること」である。言いかえれば、利益の追求である。
新規契約を成立させる、顧客の不満を解消する、販売数量や販売価格を上げる、仕入れ価格を下げるなど、個々の交渉には、それぞれ具体的な目的があるが、すべては、事業利益を高めるための活動といえる。
したがって、交渉相手である取引先に、価格などの条件を譲ってしまうことは、自社に対する価値(利益)を譲ることになる。

創造的な交渉では、価値は奪い合うものではなく、創造するものである。しかし、予算や営業マージンなど、物理的に限られたパイを取り合う交渉では、どのように新たな価値を創造すればよいのだろうか。

この場合、以下の2つの考え方が必要となる。
(1) 所有する人によって、一切れのパイの価値は異なる
(2) 目に見えるパイだけが価値ではない

また、同じ価値といっても、直接利益につながる「知性価値」と、将来的利益に貢献する「感性価値」の2種類の価値がある。

●知性価値の例
現金、商品、サービス、サポート、資材、人材、保証、保険、契約、権利・ライセンス、時間、値引き、知的財産、その他金額換算できる付加価値など

●感性価値の例
信用、名誉、実績、経験、知識、ノウハウ、ブランド、認知度、評判、好意、誠意、真心、やる気、努力、人脈、地位、可能性など


●「仕事のコツ、仕事の基本、仕事の秘訣、仕事のポイント」のサイト(1)
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●「仕事のコツ、仕事の基本、仕事の秘訣、仕事のポイント」のサイト(2)
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